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Online Portal
Seit 2014 bieten wir für unsere Kunden (Wohnungseigentümer, Teileigentümer, Hauseigentümer und Mieter) das Online-Portal des Anbieters etg24. Hier finden unsere Kunden neben z.B. der Telungserklärung, sämtliche Protokolle, ggfls. der Hausordnung und den Versicherungsunterlagen auch ihre persönlichen Abrechnungsunterlagen. Darüber hinaus dient es der unkomplizierten Kommunikation mit der Hausverwaltung, sowie der schnellen und unkomplizierten Information durch die Hausverwaltung.
Die Nutzung des Online-Portals ist für unsere Kunden selbstverständlich freiwillig.
Wirtschaftsplan
Der Verwalter erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten- / Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen je Sonder- / Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern nichts anderes geregelt ist.
Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich vom Verwalter in Form eines Wirtschaftsplanes vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan wird zunächst dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vor der Eigentümerversammlung vorgelegt. Anschließend wird er bei der Eigentümerversammlung der Gemeinschaft zum Beschluss vorgelegt.
Jahresberechnung
- Jahresabrechnung
Der Verwalter erstellt auf Basis der aktuellen Rechtsprechung und Gesetzeslage eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelberechnung je Sonder-/ Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf der Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung oder Beschlussfassung der Wohneigentümer bestimmten Verteilerschlüssel. - Vermögensstatus
Der Vermögensstatus enthält die Angaben über die Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände. - Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro des Verwalters zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann der Verwalter von Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten abhängig machen.
Eigentümerversammlung und Niederschrift
- Eigentümerversammlung
Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt nach Möglichkeit bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und Unterlagen zur Verfügung stehen. - Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse. - Führung der Beschluss-Sammlung
Der Verwalter führt eine Beschluss-Sammlung gemäß WEG § 24 Abs. 7.
Überwachen der Verträge der Gemeinschaft
Der Verwalter betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft und schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für die Gemeinschaft ab, überprüft die Versicherungen für die Gemeinschaft und die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.
Finanzverwaltung
Der Verwalter legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach seiner Wahl getrennt von seinem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Er führt die Konten unter dem Namen der Eigentümergemeinschaft. Er verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.
Rechnungskontrolle und -anweisung
Der Verwalter führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs-, und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.
Buchführung
Der Verwalter richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Eigentümerschaften ein.
Diese beinhaltet insbesondere:
- das Führen und Abrechnen von
- Hausgeldkonten je Sonder-/ Teileigentum
- Einnahmekonten für Erträge
- Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertssteuer)
- Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel
- Konten für Mitarbeiten der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung)
- Verrechnungskonten für die Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
- das Buchen der Bewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
- das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
- die Veranlassung der jährlichen Ablesung der Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder- / Teileigentum in die Einzel- / Jahresabrechnung.
Technische Kontrolle am Gemeinschaftseigentum
- Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt der Verwalter eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor. - Sonderfachleute
Soweit notwendig, zieht er Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei (z.B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist.
Auftragsvergabe
- Klärung
Er klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- / Gemeinschaftseigentum. - Schadensminderung
Er gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung. - Laufende Instandhaltung
Der Verwalter leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Er vergibt die Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeit und nimmt diese ab.
Überwachung
Der Verwalter überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen und mahnt erforderlichenfalls Leistungsrückstände ab.
Sofortmaßnahmen
- In dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Sturmschäden veranlasst der Verwalter nach WEG § 27 Sofortmaßnahmen.
- Er übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.
Sicherheitseinrichtungen
Der Verwalter veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und TÜV betreffend
- die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),
- die Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen),
- die Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen),
- die Lüfter- und CO² - Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden und Kellerräumen),
- die Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage),
- die kraftbetätigten Garagentore,
- die Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.
Er trifft die Terminvereinbarungen und nimmt die Abrechnung mit den Beteiligten vor.
Allgemeine Verwaltung
Der Verwalter führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern, und Dritten für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden.
Seit über 30 Jahren sind wir für Wohnungseigentümergemeinschaften tätig und haben gelernt: Um den Frieden im Haus zu erhalten, ist es unerlässlich, eine professionelle Hausverwaltung zu beauftragen. Wir bieten Ihnen nicht nur alle nach WEG und der Rechtsprechung unabdingbaren Aufgaben, sondern stehen Ihnen mit unserer langjährigen Erfahrung gerade wenn es schwierig wird, gern zur Seite.
Viele zuvor zerstrittene Eigentümergemeinschaften konnten wir zusammen führen und damit die Basis für ein gutes und konstruktives Miteinander schaffen. Bei uns steht die Gemeinschaft mit ihren Erfordernissen und Möglichkeiten im Vordergrund. Wir hören zu und finden Lösungen.
Über 90% der Beschlüsse seit 1981 wurden durch gute Vorbereitung und Information einstimmig beschlossen. In dieser Zeit hat es nur wenige Beschlussanfechtungen gegeben, davon nur wenige erfolgreich.
Unsere Arbeitsweise
Zertifiziert nach WEG § 26a
Unsere Geschäftsführerin Floriane Pfeiffer-Ditschler ist Kauffrau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft (IHK) und geprüfte Immobilienfachwirtin (IHK).
Regelmäßige Fortbildung
Wir bilden uns regelmäßig und umfassend fort, so dass unsere Verwaltung und Betreuung zutreffend und rechtssicher erfolgt. Gemäß der frewilligen Selbstverpflichtung des VDIV zur Weiterbildung, liegt diese bei min. 15 Stunden pro Jahr, statt der vom Gesetzgeber geforderten 20 Stunden in drei Jahren.
Kalkulierbare Verwaltungskosten
Bei der Vereinbarung der Verwaltungskosten achten wir auf Kalkulierbarkeit. Nahezu alle Sonderkosten sind mit der vereinbarten Verwaltergebühr abgegolten. Für Gebühren, die durch Maßnahmen der Schuldner im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungen der Eigentümergemeinschaft aufgegeben werden, und öffentliche Auflagen gilt dies nicht. Im Falle neuer behördlicher Auflagen, Gesetzesänderungen oder gerichtlicher Entscheidungen, suchen wir das Gespräch mit Ihnen, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden.
Strukturierte Eigentümerversammlungen
Die mit den Beiräten abgestimmte Tagesordnung wird hinreichend beschrieben und es wird rechtzeitig eingeladen. Kleine Eigentümerversammlungen, Kassenprüfungen und Beiratssitzungen können in unserem Haus abgehalten werden. Die notwendigen Informationen werden mit geeigneten technischen Hilfsmitteln dargestellt.
Keine Versammlungsvollmachten für die Hausverwaltung
Vollmachten, die uns für Eigentümerversammlungen erteilt werden, geben wir üblicherweise an die entsprechenden Beiräte weiter, sofern der bevollmächtigende Eigentümer dies nicht explizit ausschließt. Nur in Ausnahmefällen weichen wir von diesem Procedere ab. So vermeiden wir Interessenskonflikte durch eine etwa beherrschende Stellung des Verwalters. Wir sind lediglich das ausführende und beratende Organ der Eigentümergemeinschaft.
Keine Kontenverfügung ohne Beschlussfassung
Kontenverfügungen finden nur im beschlossenen Rahmen statt. – Sofern im Notfall darüber hinaus verfügt werden muss, geschieht dies nur im Einvernehmen mit dem Beirat. Dies gilt besonders für Instandhaltungsrücklage.
Buchhaltungs-Ergebnisse immer aktuell
Ohne Ausnahme rechnen wir jede Geldbewegung des Abrechnungszeitraumes ab - nach dem Zufluss-Abflussprinzip und kurzfristig und rechtsicher. - Darüber hinaus ordnen wir die tatsächlichen Verbräuche dem Abrechnungszeitraum zu, damit Eigentümer die Betriebskosten gegenüber ihren Mietern leichter abrechnen können. Unsere Buchhaltung ist immer auf dem Laufenden, so dass jeder Zeit die notwendigen Zahlen zur Verfügung stehen. Die jährliche Einnahmen-Überschussrechnung kann in den ersten Tagen des Januars im Folgejahr geliefert werden. Die jährliche Rechnungsprüfung findet normalerweise in unserem Hause statt.
Abgestimmte Instandhaltungsmaßnahmen
Die Betreuung größerer Instandhaltungsmaßnahmen wird – jeweils nach vorheriger Abstimmung mit der Eigentümergemeinschaft – im gesetzlichen Umfang berechnet.
Haftung ohne Beschränkung
Die Marburger Haus- und Grundstücksverwaltung Pfeiffer-Ehlebrecht wird als eingetragene offene Handelsgesellschaft (oHG) geführt. Eine handelsrechtliche Haftungsbeschränkung gab und gibt es bis heute nicht, denn die besondere Qualität unserer Dienstleistung schließt Haftungsrisiken weitestgehend aus. Für alle Fälle erhalten wir permanent eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von € 500.000,00 p.a. aufrecht.
Unabhängig - für gute Konditionen
Handwerkliche Leistungen und Dienstleistungen kaufen wir von zuverlässigen, externen Partnern ein, die wir immer wieder kritisch prüfen. Das macht uns unabhängig von unnötigen Bindungen und teuren Verträgen. Wo nötig ziehen wir Fachleute zurate. Langjährige Geschäftsbeziehungen zu Rechtsanwälten, Sachverständigen, Versicherungsagenturen und Handwerkern ermöglichen auch deren raschen Einsatz. Wir legen besonderen Wert auf Unabhängigkeit, um auch im Notfall rasche Hilfe zu vernünftigen Konditionen zu erhalten.
Referenzen
... nennen wir an dieser Stelle nicht. Das verbietet die unseren Auftraggebern zugesicherte Diskretion. Aber wir geben Ihnen die Eckdaten einiger typischer Objekte und unserer Tätigkeitsfelder:
Wohnungseigentums-Anlage A, Baujahr 1975:
40 Wohnungen mit 1 bis 5 Zimmern, 3.000 m² Wohnfläche, 35 Eigentümer/innen und 12 Mietparteien. Verwaltung seit 1996, Dachsanierung 2001, Heizungssanierung 2006.
Wohnungseigentums-Anlage B, Baujahr 1925:
20 Wohnungen mit 1 bis 5 Zimmern, 1.500 m² Wohnfläche, 20 Eigentümer/innen und 8 Mietparteien. Verwaltung seit 1980, Heizungssanierung 1996, Dachsanierung 2001, Fassadensanierung 2010.
Wohnungseigentums-Anlage C, Baujahr 2005:
70 Wohnungen mit 1 bis 5 Zimmern, 5.000 m² Wohnfläche, 55 Eigentümer/innen und 20 Mietparteien. Verwaltung und Gewährleistungsverfahren seit 2005, Solaranlage 2006 .
Wohnungseigentums-Anlage D, Baujahr 1974:
145 Wohnungen mit 1 bis 4 Zimmern, 7.400 m² Wohnfläche, 120 Eigentümer/innen und 145 Mietparteien. Verwaltung und Gewährleistungsverfahren seit 1986, umfassende Sanierungen seit 2008, geplanter Einbau eines BHKW in 2017.
